Artiklar i detta avsnitt

Skall och Bör krav

Avatar
Michael Johansson
  • Uppdaterad
Följ
  1. Leverantören skall sköta driften av serverdelen, på egen utrustning eller i svensk molntjänst under Sveriges rikes lagar.

  2. Leverantören skall hålla frågor och svarsalternativ uppdaterade enligt instruktioner från socialtjänsten. När nya frågeområden tillkommer skall denna information läggas till i databasen, tillsammans med information om vilka användare som har rätt att använda dessa delar. Nya behandlingshem tillkommer regelbundet och all denna information skall löpande läggas till som nya svarsalternativ.

  3. Nya användare skall löpande läggas till av Leverantören och tas bort eller uppdateras) och information om programmet och eventuella behörighetskoder skall distribueras ut till användarna. Kommunen ansvarar för att beställa konton och behörigheter till sina användare till de olika metoderna till nya oc. befintliga användare. Leverantören ansvarar ytterst för att användaren kommer igång och kan använda systemet, behörighetsmässigt.

  4. En manual som beskriver programmets funktionalitet ur ett användarperspektiv skall finnas i PDF-format. Denna fil skall vara tillgänglig inom tjänsten och det skall vara möjligt för användaren att skriva ut denna.

  5. Alla metoder skall vara tillgängliga som PDF-formulär med alla frågor och svars-alternativ. Det skall vara möjligt att skriva ut dessa formulär direkt från programmet.

  6. Leverantören skall ha en supporttjänst, dit socialtjänsten kan skicka supportärende, men även information om nya användare, önskemål om nya frågeområden, ändringar i befintliga frågor och enkätsvar, tillägg av nya behandlingshem, etc. Leverantören skall återkomma med svar inom 24 timmar på ett supportärende.

  7. Molntjänsten skall fungera med standard webbläsare såsom Chrome, Safari och edge mfl.

  8. Programmet skall kunna hantera ett godtyckligt antal uppföljningsområden (uppsättning av frågor med svarsalternativ) samtidigt och användaren skall valfritt kunna hoppa mellan olika metoder under samma session.

  9. Programmet skall kunna hantera ett godtyckligt antal frågor per uppföljningsområde.

  10. Varje fråga skall kunna innehålla information om: 
    - frågeområde, 
    - frågerubrik, 
    - själva frågan, 
    - svarsalternativ samt 
    - godtycklig hjälptext för varje fråga. Hjälptexten skall kunna vara godtyckligt lång.

  11. Frågorna skall enbart ha stängda svarsalternativ, dvs. svaren väljs från en uppsättning fördefinierade svarsalternativ. Fritextfält ska kunna erbjudas.

  12. Antalet möjliga svarsalternativ per fråga är godtyckligt, minst 1 000 olika svarsalternativ för en fråga. När antalet svarsalternativ överskrider 20 skall användaren kunna göra en fritextsökning bland svarsalternativen för att enklare kunna välja rätt svar.

  13. Frågorna skall kunna kopplas ihop på så sätt att svarsalternativen ändras beroende på hur en tidigare fråga har besvarats.

  14. Frågor skall även kunna besvaras automatiskt, antingen beroende på hur en tidigare fråga har besvarats eller beroende på vilken användare man är. När en fråga besvaras automatiskt skall den automatiskt kunna hoppas över.

  15. Frågorna skall vara av typen "bakgrundsfråga", eller "betygsfråga". En bakgrundsfråga är en fråga som har en godtycklig textsträng som svarsalternativ. En betygsfråga är en skattning som respondenten skall göra för det som frågan avser. Skattning skall ske med ett sifferbetyg mellan 1-5 eller mellan 0-100%.

  16. Antalet möjliga enkätsvar som kan lagras per metod skall vara minst 100.
    Systemet bör kunna hantera upp till 500 000 enkätsvar per metod.

  17. För personer som registreras som användare, t.ex. handläggare inom socialtjänsten, skall "namn", "mailadress","telefonnummer", "arbetsuppgift",  "kommun" och "stadsdel" registreras. Dessutom skall information finnas om vilken typ av behörighet en användare skall ha per metod. Utöver detta skall det för varje användare och metod vara möjligt att lagra unik information om vilka frågor som skall automatsvaras, samt information om vilket det förutbestämda svaret skall vara.

  18. Användare skall inte behöva lösenord för att få tillgång till programmet och de metoder som man är registrerade för. Autentisering kan ske med t.ex. personligt kort (tillsammans med en kortläsare) ett lösenord. 

  19. All enkättrafik skall vara krypterad och avidentifierad när den skickas in i databasen.

  20. Möjliga behörigheter för en användare skall vara (per modul):
    Skriv/Läs Användaren har rätt att lägga in enkätsvar samt göra analyser.
    Läs          Användaren har rätt att göra analyser.
    Admin.     Användaren skall kunna genomföra vissa administrativa åtgärder.

  21. Leverantören ansvarar för att nya användare registreras och att register för befintliga användare underhålls och uppdateras. Även användare med behörigheten "Administratör" skall kunna lägga till och uppdatera användare för sin egen grupp.

  22. Molntjänsten SKALL kunna hantera minst 5 000 användare, varav 200 Samtidiga användare. Molntjänsten BÖR kunna hantera över 10 000 användare, varav 1 000 samtidiga användare. 

  23. Analyser skall användare kunna göra interaktivt. Alla genomförda uppföljningar skall vara tillgängliga för alla användare i realtid.

  24. Resultat av analyser skall visas på bildskärmen. Alla diagram skall även kunna sparas i PDF filer.

  25. Användarna skall kunna skapa egna rapportmallar. En rapportmall är en  uppsättning regler för vilka analyser som skall utföras automatiskt när man använder sig av mallen.

  26. Följande analyser skall vara möjliga: (både interaktivt och vid användning av rapportmall)
    -Analys av fördelning mellan olika svarsalternativ för alla frågor, (antal och procentuell fördelning)
    - Korstabulering mellan svarsalternativen för två olika frågor (antal och normaliserad procentuell fördelning)
    - Medelbetyg för en betygsfråga, fördelat på svarsalternativen för valfri bakgrundsfråga
    - Medelbetyg för en grupp av frågor (t.ex. frågor som rör ett specifikt område), fördelat på svarsalternativ för valfri bakgrundsfråga.
    - Tidsstudier, dvs. se hur ett visst medelbetyg förändras över tiden.

    Godtyckliga filter skall kunna läggas på innan en analys genomförs, med valfritt antal "OCH "och "ELLER" mellan svarsalternativ. T.ex. man skall kunna studera resultatet för enbart "Män", "Över 60 år" som "Missbrukar alkohol" och som har övriga problem i form av "Hemlöshet ELLER "Ekonomi" gällande insatser som avslutats "2023".

  27. Svarstiden för att hämta data från molntjänsten, beräkna, sammanställa och visa på bildskärmen skall i normalfallet vara mindre än 500 millisekunder för varje förfrågan till databasen. Med 20 olika uppsättningar av frågor, där varje uppsättning har 10 000 svar inmatade skall svarstiderna vara mindre än 350 millisekunder i 90 % av alla förfrågningar, mindre än 400 millisekunder i 99 % av alla förfrågningar och aldrig mer än 2 sekunder i något fall.

    Med 100 olika uppsättningar av frågor med 100 000 svar inmatade i varje uppsättning skall svarstiderna vara mindre än 500 millisekunder 90 % av alla förfrågningar, och mindre än 2 sekund 99 % av alla förfrågningar och aldrig mer än 10 sekunder i något fall. Gör man enbart analyser på saker som man någon gång gjort historiskt (men med senaste data) skall alla svarstider att vara mindre än 350 millisekunder i 99 % av fallen och aldrig mer än 400 millisekunder i något fall, oavsett storlek på databasen. 

  28. En användare som är registrerad som administratör eller chef skall kunna skapa rapporter över användandet av programmet inom sin egen grupp. En rapport skall innehålla information om varje användare för sig:
    - antalet inloggningstillfällen/användare/metod, 
    - antalet inlagda svar/användare/metod.
    Rapporter för valfri period skall kunna göras.

  29. Alla svarstider på alla förfrågningar mot databasen som användare gör skall registreras och sammanställas gruppvis med resultatet månad för månad (tio olika svarstidsintervall). Kunden skall, när som helst vid begäran, kunna ta del av detta utfall. Svarstiderna avser här tiden från det att en begäran tas emot av molntjänsten tills dess att ett svar skickas tillbaka. Fördröjningar i överföringen räknas inte med i resultatet.

  30. Systemet ska omfatta socialtjänstens arbetsprocess för placering av socialtjänstens olika målgrupper m.a.o. digitalisera arbetet kring placeringar mellan inblandade med effektiv dokumentation så att allt är lätt sökbart vid granskning.

  31. Sökkriterier för placering ska omfatta målgrupp, typ av placering, kön, ålder, behov och lagrum.

  32. Systemet ska kunna matcha sökkriterierna med databasen över utförarna och ge ett valbart svarsresultat med verksamhetsnamn, ort, inriktning, kön, ålder, avtalstyp, uppsägningstid, antal platser, dygnspris, handläggarbetyg, klientbetyg, sammanbrottsfrekvens, IVO-tillstånd per utförare och mer info.

  33. Placeringsärenden ska kunna aktualiseras av handläggare och/eller samordnare som ska kunna skicka förfrågningar till x antal utförare som sedan får svar tillbaka.

  34. Förfrågningarna ska omfattas av ett formulär som utförarna fyller i med platstillgång, pris, när (datum) och om transportmöjlighet erbjuds. Funktion för att kunna bifoga IVO tillstånd och info om sin verksamhet i PDF format ska finnas.

  35. Tid ska statiskt kunna specificeras i systemet när utförarna senast måste svara på placeringsförfrågningarna.

  36. När utföraren för placeringsärenden har valts i systemet ska de som inte fick placeringen automatiskt informeras om att placeringen gick till annan part denna gång.

  37. X och Y månader efter placeringens startat ska en utvärdering skickas automatiskt till ansvarig för placeringen som genomför en utvärdering av tjänstekvaliteten hos utföraren. När placeringen avslutas ska en slutgiltig utvärdering genomföras. Resultaten (betygen) av dessa utvärderingar ska automatiskt berika utförardatabasen med informationen så den blir tillgänglig för nästa placeringsökning direkt.

  38. Systemet ska även kunna påminna och hålla ordning på när placeringar ska omprövas och funktion för förlängning och/eller avslut ska finnas.

  39. Det ska enkelt gå att flytta placeringsärenden i systemet med all dess dokumentation mellan två olika handläggare.

  40. Rapporter ska enkelt kunna tas ut ur systemet i PDF format och/eller Excel.

  41. Ett antal standard definierade rapporter/vyer för alla placeringar ska erbjudas innehållande betyg, bakgrundsdata samt kostnader. Rapporterna ska omfatta grundrapport, betygsrapport, kvalitetsindikatorsrapport, utförarrapport med ett antal fördefinierade analysperspektiv såsom utförare, insats samt genus.

  42. Rapporter ska användare kunna göra interaktivt. Alla genomförda uppföljningar ska vara tillgängliga för alla användare i realtid.

  43. Ett antal vyer ska definieras för olika roller i systemet som anpassas att enbart innehålla det varje roll har behov av såsom exempelvis vyerna ’mina arbetsuppgifter’ och ’mina beslut’.

  44. Systemet ska kunna hantera ett godtyckligt antal placeringsformer och därtill tillhörande uppföljnings/utvärderingsmetoder (uppsättning av frågor med svarsalternativ) samtidigt.

  45. Varje fråga ska kunna innehålla information om: - frågeområde, - frågerubrik, - själva frågan, svarsalternativ samt godtycklig hjälptext för varje fråga. Hjälptexten ska kunna vara godtyckligt lång.

  46. Ska kunna integreras med verksamhetssystem för att exempelvis kunna;
    1) förenkla kartläggningar med preparerade enkäter per handläggare,
    2) automatiskt svara på frågor per klient som ska följas upp,
    3) samt kunna säkerställa att alla sociala insatser följs upp.

  47. Ska innehålla en e-post/serverfunktion för att kunna hantera stora mängder av e-postutskick internt och mellan förvaltningar. Notifieringsmeddelanden internt och externt utförare vid placeringsförfrågningar.

  48. Under kontorstid, måndag -fredag kl 7:00 -18:00, skall tillgängligheten vara minst 99,0 % rullande över ett år. Övrig tid skall tillgängligheten vara minst 95,0 %.

  49. Fler kommuner kan komma att använda molntjänsten. Molntjänsten skall kunna hantera alla Sveriges 290 kommuner samtidigt, i samma databas. All information skall vara tillgänglig för alla kommuner, i realtid. Denna förfrågan avser en (1) kommun. Om intresse finns från fler kommuner kommer varje kommun att göra sin egen upphandling. Det finns ingen garanti för att fler kommuner kommer att ansluta sig.

  50. Om anbudet består av flera priskomponenter skall dessa tydligt anges, t.ex. engångsavgift, årsavgift etc. Ingen priskomponent får vara beroende av användarnas utnyttjande av systemet, t.ex., antalet användare, antalet supportärenden eller antalet förfrågningar till databasen.

  51. Ska innehålla GDPR-skydd med funktioner i systemet för att kunna hantera data mellan olika förvaltningar i framtiden som inte får delas med varandra. Kunna särskilja på data som inte exempelvis får delas mellan förvaltningar i rapporter. Även hantera data och endast visa om det statistiska underlaget är tillräckligt för att ej kunna identifiera en person genom indirekta personuppgifter.

  52. All data ska omfattas av ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan leverantör och kommun.

Relaterade artiklar

Kommentarer

0 kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.